《Asu》THE 21 「仕事が早い人」になるためのスピード仕事術(1) 夏野剛「5分間即決」

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PHP研究所 THE 21 2013年 05月号
総力特集が面白そうだったので購入しました。

「すぐやる人」はここが違う! 「仕事が速い人」に変わる方法

今月のTHE21の特集の第1部として、できる人の「スピード仕事術」として、各界の最前線で活躍するビジネスパーソン6人のインタビュー記事が載っています。しかも、その6人の中に心の師匠、夏野剛さんや、遠藤功さんが入っているので、これはもう買わないわけにはいきません。

仕事のスピードを20倍にするために!

これは日頃から私が自分のチームのメンバーに言っていることです。
仕事のスピードを決める要素にはいろいろなものがあると思います。 今よりも少し良くするためには、という発想ではなく、今のやり方より劇的に早くするためにはどうすれば?という視点で、今までのやり方を見なおそう、という気持ちを込めて「20倍」という数字を使っています。

今回は、夏野剛さんの記事から。

どんなことでも5分間考えたら即決する

 仕事の速い人は、あらゆる事柄を五分で判断し、結論を下します。一方で、五分で判断できることに五日もかけてしまうのが、仕事が遅い人です。
(中略)
もし五分で決められないなら、それは判断材料が足りないときです。十分な情報を集めて、判断材料がそろったなら、五分で即決する。これが仕事を早く進めるためには一番重要です。

なるほど。必要な情報がそろっているのであれば、ビジネス上の決定事項であれば五分で決めることができる。でも、ビジネス上の判断でどちらにすればいいのかは、情報だけでは判断できないから、じっくり考える必要がある・・・という話もよく聞きます。

AかBかで悩んでも、どちらが成功するかは、実際にやってみないとわからないことがあります。(中略)そこで早く決断して動けば、動いたことによって新たな状況がみえてくるので、たとえ判断がまちがっていた場合でも、軌道修正ややり直しが可能です。ところが、決めるのに時間をかけると、そのあいだは仕事が進まないどころか、もし判断が誤っていた場合に、修正する時間がなくなってしまいます。

これは確かにそうだと思います。自分の周りを思い出しても、こういうことはあります。なにかの課題を実行するときの管理目標として、(これは決してよいやり方ではありませんが)「実施期限:年度末まで」という目標を立てて、みんなとにかく、年度末までに終わらせないと…と言いながらやっている、という状況です。こういう状況のなか、早く意思決定をしてまずやってみて、その判断の妥当性や実行段階で出てくるいろいろな課題を早く把握して、対策を打つ。というふうにするべきです。でも多くの場合、「決める」までに時間をたっぷりかけてしまいますので、実施段階ではもう後戻りできないぐらい、期限がせまっていて、不十分であったり、実行段階で課題や不具合が出た場合もそのまま押し通してしまう。これは組織全体としてみれば、大きな損失となるやり方です。しかし、大きな組織になるほど、こういう傾向が多いのも事実です。

 

仕事は”鮮度”が高いうちにすぐやる

たとえば、次の会議までに十五分の空き時間があるなら、メールの返信や顧客訪問のアポ入れなど、いまやるべきことにすぐに取りかかります。たとえ十五分でも無駄にしません。それに対して仕事が遅い人は、『十五分では仕事が中途半端になるからやめよう』と言ってダラダラ過ごしてしまう傾向があります。

スキマ時間をうまく活用すること、はさまざまなところでよく言われていることです。「大事なのは、十五分でもいいから先に進めること。」と言われているのはよくわかります。仕事に取りかかる前に段取りをしっかり考えることがよいと言われますが、実際に仕事を進めていくときには、その途中でどんどん状況が変わっていき、想定していなかった調査が必要となったり、人の話を聞く必要があったりします。多くの場合、こういう「想定していなかった」作業に時間を取られて、全体の工程が遅れていくことが多いのではないでしょうか。

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仕事が速い人は「決断」が速い!というのは、そのとおりだと思いますが、ここで注意しておかなければいけないことがあると思います。ものごとを判断するのに必要な情報が揃っていないのに、深く考えず適当に判断をすることが「決断が速い」ということではない、ということです。

ここでいう「決断が速い」ということは、短い時間で集中して考え、とりあえず早く結論を出し、早く実行に取りかかることで、進めないと分からなかったことを早く把握できる。これにより、もし判断が間違っていたとしても、修正する余裕がありますので、結果として正しい判断にたどり着く確率が上がる、ということだと思います。

最初に下した判断を絶対のものとして、それに固執する人も多いですが、本当の判断とはその状況に応じて、軌道修正をスピーディーに行うということでもあると思います。

ぜひ、自分の仕事の進め方にも活かしていきたいと思います。

▼夏野剛さん関連書籍
  

 

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