《Asu》カンタンExcelツール化①〜CSV等の外部ファイルのデータをExcelシートに読み込む方法

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Excelでデータの集計や分析を行うときの手順は、通常何も考えないと次のようになりますよね。

  • 元データの入手
  • 集計用のExcelにデータを取り込む
  • Excelで集計やピボットテーブルを作成

例えば、毎日更新されるデータがあって、毎日同じフォーマットで集計表を作る場合はどうしますか?

  • 集計表のExcelを再利用して、データをコピー等で追加していく。
  • 毎回Excelの新規ブックから作成

こういうパターンの作業の効率アップのため、Excelをカンタンにツールっぽく使うためのヒントを紹介します。マクロは極力使わないでいこうと思います。

今回は第一弾として、Excelにデータを取り込むところ。

外部データの取り込みを使おう

Excelにデータを持ってくるとき、元データのファイル形式がExcelファイルであったり、CSVだと、そのままダブルクリックでExcelで開けてしまいますよね。これはコレで便利な機能です。

ここで紹介するのは「外部データの取り込み」機能です。Excelのメニューの「データ」の中にそのボタンがあります。今回は元データがCSV形式のファイルという前提でいきたいと思います。外部データの取り込みの中の『テキストファイル』をクリックします。

ファイルを選択するダイアログが表示されますので、元データのCSVファイルを選んでインポートボタンを押します。

ここからいくつか設定が必要になります。このあたりがわかりにくいところですが、落ち着いて確認していけばカンタンです。

まずはデータの形式。今回はCSVファイルでカンマ区切りなので、「区切り文字」を選択されていることを確認して次へ進みます。

もう一つの選択肢は「固定長ファイル」という形式です。項目1は1文字目から。項目2は11文字目から、というような形式です。

区切り文字が何かということを指定します。この場合はカンマにチェックします。

次に各項目を取り込むときのExcelのデータ形式を個別に指定します。標準はおまかせの自動判別です。

数字だけど文字列として扱いたい等の場合は、ここで指定することができます。

データの読み込み先のセルを指定します。取り込まれるデータの左上の角の場所です。取り込み前に選択されていたセルが初期設定されていますので、必要に応じて変更します。

ここでオッケーを押す前に、プロパティーを確認してみましょう。詳しい設定方法の説明は省略します。ここで注目したいのは一番上の「名前」。ここで指定した名前が取り込まれたデータの範囲名として設定されます。

ここで取り込まれたデータの範囲に自動で名前が付けられるところがミソです。

これでオッケーを押すと、ちゃんとExcelシートにデータが読み込まれてきました。

取り込まれたデータを使ってピボットテーブルなどで集計、解析をしていくわけです。続きは次回の記事で説明したいと思います。

続きはこちらから

《Asu》カンタンExcelツール化②〜ピボットテーブルのデータ更新を自動化する | アスノート AsuNote.jp

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